À propos des modèles de lettres et d'étiquettes

Le terme « modèle de lettres » désigne les modèles de lettres aux clients et d'étiquettes.

Un modèle de lettres est un document contenant du texte pré-écrit et des champs fiscaux variables, habituellement inclus dans des blocs conditionnels. Taxprep Forms fournit plusieurs modèles de lettres et d'étiquettes prédéfinis. Ces modèles sont disponibles dans la vue Lettres et étiquettes. Vous pouvez également créer des modèles personnalisés que vous pourrez utiliser pour générer des lettres ou des étiquettes répondant aux besoins propres à votre cabinet.

Chaque modèle est lié à un formulaire dans le Gestionnaire de formulaires tel que défini dans ses propriétés. Lorsque vous imprimez ou affichez une lettre à partir du Gestionnaire de formulaires, le contenu du modèle est fusionné avec les données du fichier-client courant. Le document produit par cette opération est une lettre contenant de l’information propre à la situation d'un client.

Pour créer un modèle de lettres, veuillez procéder de la façon suivante :

  1. Dans le menu situé à gauche, cliquez sur Lettres et étiquettes.
  2. Cliquez sur le bouton Nouveau .
    L'Éditeur de lettres     s'affiche.
  3. Définissez le contenu du modèle.
  4. Cliquez sur le bouton pour enregistrer le nouveau modèle et définir ses propriétés.
  5. Cliquez sur le bouton pour revenir à la vue Lettres et étiquettes.
Astuce : Il est possible de convertir les modèles de lettres créés avec la version précédente de Taxprep Forms. Cette fonctionnalité peut vous permettre de récupérer vos modèles de lettres, vous évitant ainsi d'avoir à les créer de nouveau.

Pour modifier un modèle, veuillez procéder de la façon suivante :

  1. Dans le menu situé à gauche, cliquez sur Lettres et étiquettes.
  2. Sélectionnez le modèle que vous voulez modifier.
  3. Cliquez sur le bouton Ouvrir.
    Si vous avez sélectionné un modèle prédéfini, indiquez que vous voulez créer une copie du modèle, puis définissez ses propriétés.
    L'Éditeur de texte     s'affiche.
  4. Modifiez le contenu du modèle.
  5. Cliquez sur le bouton pour enregistrer les modifications.
  6. Cliquez sur le bouton pour revenir à la vue du modèle.

Remarques :

  • Si vous modifiez un modèle qui est déjà associé à un formulaire du Gestionnaire de formulaires, les changements s'appliqueront à tout fichier-client que vous imprimerez ultérieurement.
  • Le contenu et les propriétés des modèles de lettres prédéfinies ne peuvent être modifiés, à l'exception du formulaire associé au modèle. Vous pouvez toutefois créer un modèle personnalisé en utilisant une copie d'un modèle prédéfini.

Pour créer une copie d'un modèle de lettres, veuillez procéder de la façon suivante :

  1. Dans le menu situé à gauche, cliquez sur Lettres et étiquettes.
  2. Sélectionnez le modèle que vous voulez copier.
  3. Cliquez sur le bouton .
  4. Définissez les propriétés du modèle.
  5. Cliquez sur OK.

Pour convertir un ou plusieurs modèles de lettres créés avec la version précédente de Taxprep Forms, veuillez procéder de la façon suivante :

  1. Dans le menu situé à gauche, cliquez sur Lettres et étiquettes.
  2. Cliquez sur le bouton Convertir .
    La boîte Convertir - Modèles de lettres s'affiche. L'emplacement sélectionné par défaut est celui défini pour l'enregistrement des modèles de lettres créés avec la version de l'année passée.
  3. Sélectionnez le ou les modèles de lettres que vous voulez convertir.
  4. Cliquez sur Ouvrir.

Les modèles de lettres sont enregistrés à l'emplacement indiqué dans les options et paramètres et sont identifiés comme des modèles de type « prédéfini ». Si la conversion a été effectuée pour un seul modèle, le modèle converti est ouvert dans la vue Lettres et étiquettes afin que vous puissiez le modifier.

Si des erreurs se produisent lors de la conversion, un journal des erreurs s'affichera à la fin de l'opération. De plus, dans la vue Lettres et étiquettes, un indicateur d'erreurs apparaîtra sur le modèle de lettres converti.

Lors de la modification d'un modèle de lettres converti contenant des références invalides, celles-ci apparaîtront en rouge : vous devrez corriger le modèle de lettres afin de pouvoir afficher un aperçu de la lettre.

Astuce : Nous vous recommandons de réviser le contenu des modèles de lettres convertis avant de commencer la production des fichiers-clients.

Pour supprimer un modèle de lettres personnalisé, veuillez procéder de la façon suivante :

  1. Dans le menu situé à gauche, cliquez sur Lettres et étiquettes.
  2. Sélectionnez le modèle personnalisé que vous voulez supprimer.
  3. Cliquez sur le bouton .
  4. Cliquez sur Oui pour confirmer.
Remarque : Vous ne pouvez pas supprimer les modèles de lettres prédéfinis.

Pour imprimer un modèle de lettres, veuillez procéder de la façon suivante :

  1. Dans le menu situé à gauche, cliquez sur Lettres et étiquettes.
  2. Cliquez deux fois sur le modèle que vous voulez imprimer.
    La lettre s'affiche.
  3. Dans le menu Fichier, cliquez sur Imprimer.
  4. Sélectionnez les options d'impression souhaitées.
  5. Cliquez sur OK.
Remarque : Vous devez imprimer le modèle de lettres à partir de l'Éditeur de lettre ou du mode Test.

Pour valider les modèles de lettres personnalisés, veuillez procéder de la façon suivante :

  1. Dans le menu situé à gauche, cliquez sur Lettres et étiquettes.
  2. Cliquez sur le bouton Valider les modèles.
  3. Cliquez sur Oui pour confirmer.

Si des erreurs sont détectées lors de la validation, un journal des erreurs s'affichera à la fin de l'opération. De plus, dans la vue Lettres et étiquettes, un indicateur d'erreur apparaîtra sur l'icône de tout modèle de lettres contenant des références invalides.

Remarque : Une infobulle s'affiche sur le modèle de lettres pour indiquer qu'une référence invalide est présente dans l'autre langue d'affichage de Taxprep Forms. Pour corriger l'erreur, vous devez modifier la langue d'affichage, puis effectuer la correction.

Lors de la modification d'un modèle de lettres validé contenant des références erronées, ces références apparaîtront en rouge : vous devrez corriger le modèle de lettres afin de pouvoir l'utiliser correctement dans le Gestionnaire de clients.

Astuce : Nous vous recommandons de réviser le contenu des modèles de lettres validés avant de commencer la production des déclarations.

Remarque : La validation des modèles de lettres et d'étiquettes se fait de façon automatique lors de la conversion des modèles.