Définir les options d'enregistrement des fichiers PDF

Avant d'utiliser l'impression dans des fichiers PDF, il peut être avantageux de vérifier les différentes options d'enregistrement définies par défaut et, s'il y a lieu, de les modifier afin de les adapter à votre organisation.

Les fichiers PDF sont enregistrés par défaut dans un dossier PDF créé au moment de l'installation de Taxprep des fiducies. Vous pouvez modifier cet emplacement par défaut ou indiquer que vous voulez enregistrer les fichiers PDF dans le même dossier que les fichiers-clients. Pour définir l'emplacement des fichiers PDF, veuillez procéder de la façon suivante :

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options et paramètres.
  2. Sous Impression, sélectionnez Fichiers PDF.
  3. Dans la zone Emplacement des fichiers PDF, spécifiez le dossier dans lequel vous voulez enregistrer les fichiers PDF.
    Pour enregistrer les fichiers PDF dans un dossier spécifique, cliquez sur Spécifier un dossier, puis sélectionnez un dossier.
    Pour enregistrer les fichiers PDF dans le dossier où sont enregistrés les fichiers-clients, cliquez sur Même dossier que le fichier-client.
    4. Remarque : Dans le cas où vous avez sélectionné l'enregistrement des fichiers PDF dans le même dossier que les fichiers-clients, les fichiers PDF qui ne sont pas créés à partir de fichiers-clients seront enregistrés dans le dossier PDF spécifié ci-dessus.
  4. Cliquez sur OK.

Lors de la création d'un fichier PDF, Taxprep des fiducies propose un nom de fichier et un emplacement par défaut que vous pouvez modifier. Ainsi, lorsque la boîte de dialogue Enregistrer sous s'affiche, vous pouvez enregistrer le fichier PDF sous un autre nom et à un emplacement autre que celui défini. Si vous voulez que les fichiers PDF que vous créez soient enregistrés à l'emplacement défini, sous un nom attribué par Taxprep des fiducies, veuillez procéder de la façon suivante :

  1. Dans le menu Outils, sélectionnez Options et paramètres.
  2. Sous Impression, sélectionnez Fichiers PDF.
  3. Dans la zone Options d'enregistrement et de protection, désactivez la case à cocher Demander le nom du fichier PDF.
  4. Cliquez sur OK.

Dans le cas où les fichiers PDF créés sont enregistrés selon les paramètres par défaut et où Taxprep des fiducies détecte qu'un fichier PDF portant le même nom existe déjà, ce dernier est automatiquement remplacé par le nouveau fichier PDF. Si vous voulez plutôt qu'un suffixe incrémentiel soit ajouté au nom du fichier PDF créé, veuillez procéder de la façon suivante :

  1. Dans le menu Outils, sélectionnez Options et paramètres.
  2. Sous Impression, sélectionnez Fichiers PDF.
  3. Dans la zone Options d'enregistrement et de protection, désactivez la case à cocher Remplacer les fichiers PDF existants.
  4. Cliquez sur OK.

Puisque les fichiers PDF peuvent contenir des données confidentielles, nous vous recommandons de protéger ces fichiers par l'ajout de mots de passe. Pour indiquer à Taxprep des fiducies qu'un mot de passe doit être défini lors de la création d'un fichier PDF, veuillez procéder de la façon suivante :

  1. Dans le menu Outils, sélectionnez Options et paramètres.
  2. Sous Impression, sélectionnez Fichiers PDF.
  3. Dans la zone Protection:
    • sélectionnez Aucun mot de passe pour ne pas protéger les fichiers PDF avec des mots de passe;
    • pour utiliser automatiquement le numéro de compte de la fiducie comme mot de passe, activez la case à cocher Utiliser le numéro de compte chaque fois;
    • sélectionnez Mot de passe demandé pour choisir un mot de passe chaque fois qu'un fichier PDF est créé.
    Remarque : Dans le cas où vous avez sélectionné l'utilisation du numéro de compte comme mot de passe, un mot de passe sera demandé lors de la création d'un fichier PDF non généré à partir d'un fichier-client.
  4. Cliquez sur OK.