Configurer un environnement de travail multi-utilisateur

L’emplacement de la base de données des transmissions est défini lors de l'installation de Taxprep des sociétés, et la structure du répertoire nécessaire pour contenir les renseignements TED est créée à ce moment.

Si vous utilisez la TED dans un environnement multi-utilisateur, deux options s’offrent à vous pour organiser les renseignements relatifs à la TED.

Cette option permet à votre cabinet d’avoir plusieurs transmetteurs. L’utilisation d’une base de données de transmission commune rend les renseignements TED accessibles à tous les utilisateurs à des fins de suivi et de contrôle.

Avec cette option, la base de données des transmissions doit être placée à un endroit accessible à tous les transmetteurs afin qu’elle puisse être mise à jour de façon appropriée.

Idéalement, cet emplacement doit être défini lors de l’installation, de sorte que les fichiers et répertoires nécessaires soient installés correctement. Si vous n’avez pas défini d'emplacement commun au moment de l’installation, veuillez procéder de l'une des façons suivantes :

  • déplacez la base de données vers un emplacement situé sur le réseau; ou
  • gardez la base de données sur un disque dur local, mais faites en sorte que le dossier EFILE soit partagé.

Dans tous les cas, vous devez définir le nouvel emplacement de la base de données des transmissions et des fichiers de transmission.

Utilisation du même emplacement que la version précédente

L’emplacement par défaut de la base de données et des fichiers de transmission proposé lors de l’installation est le même que celui de la version précédente. En utilisant le même emplacement que celui de la version précédente, les transactions TED effectuées avec cette version seront conservées; vous pourrez donc continuer le suivi de ces transactions. Vous pourrez également continuer de transmettre des déclarations avec les deux versions de Taxprep des sociétés et faire le suivi des transmissions avec l’une ou l’autre de ces versions.

Remarques :

  • La base de données des transmissions est composée du dossier EFILE et de tous les sous-dossiers qu'il contient. Assurez-vous que les sous-dossiers accordent tous le même niveau de droit d’accès au réseau.
  • Si vous choisissez de garder la base de données des transmissions sur un disque dur local qui est partagé, vous devez spécifier l’emplacement comme un chemin UNC (c’est-à-dire dans le format suivant : \\…\), et ce, même sur le poste de travail où est installée la base de données TED.
  • Dans un environnement de travail multi-utilisateur où une version réseau de Taxprep des sociétés est utilisée, les préparateurs qui transmettent des déclarations par voie électronique doivent avoir les droits requis pour le faire.

Si vous affectez un poste de travail spécifique à la TED, la base de données des transmissions peut alors demeurer sur le disque dur local. Toutefois, les autres utilisateurs ne pourront accéder au Journal TED.